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L’organisation d’un événement, qu’il soit culturel, sportif, ou business, nécessite souvent des ressources financières conséquentes. Pour les jeunes organisateurs ou les petites structures, obtenir des sponsors peut être la clé du succès. Cet article va vous guider pas à pas sur les différentes étapes à suivre pour séduire des sponsors potentiels et les convaincre de soutenir votre projet. Nous aborderons les types de sponsoring, les objectifs à mettre en avant, et comment préparer un dossier de sponsoring attrayant. Vous découvrirez également des astuces pour approcher efficacement vos potentiels sponsors et leur faire une proposition irrésistible.
1. Quel sponsor pour votre événement ?
Les différents types de sponsoring
Le sponsoring peut se décliner sous différentes formes selon les besoins de votre événement et les objectifs de vos partenaires. Le sponsoring financier est sans doute le plus recherché. Les entreprises offrent des fonds en échange de visibilité et d’autres avantages. Le sponsoring matériel, qui peut inclure des fournitures, de l’équipement ou des services, est également courant. Enfin, le sponsoring média consiste à obtenir de la promotion sur les canaux de communication de la marque sponsor.
Il est crucial de comprendre quel type de sponsoring correspond le mieux à votre événement et d’élaborer une stratégie en conséquence. Un événement musical pourrait bénéficier d’un sponsoring média pour attirer plus de participants, tandis qu’un événement sportif pourrait avoir besoin de sponsoring matériel pour les infrastructures et équipements.
Les objectifs à mettre en avant pour vos sponsors potentiels
Chaque sponsor potentiel a des objectifs spécifiques qu’il souhaite atteindre en s’associant avec votre événement. Il est essentiel de comprendre ces objectifs pour mieux les intégrer dans votre offre de partenariat. Parmi les objectifs courants des sponsors, on retrouve l’augmentation de la notoriété de la marque, l’atteinte d’un nouveau public cible, l’amélioration des relations publiques, et la contribution à la responsabilité sociétale de l’entreprise (RSE).
Lors de la préparation de votre dossier de sponsoring, il est vital de mettre en avant comment votre événement peut aider le sponsor à atteindre ses objectifs. Par exemple, si une marque cherche à se positionner sur un marché de jeunes adultes, démontrez comment votre événement attire cette tranche d’âge et comment vous pouvez offrir une visibilité maximale à la marque.
2. Que pouvez-vous proposer à la marque ?
Pour attirer des sponsors, vous devez leur proposer des avantages concrets et attrayants. La visibilité est, sans surprise, l’un des principaux atouts que vous pouvez offrir. Cela peut prendre la forme de logos sur les supports de communication, des bannières publicitaires sur le site de l’événement, ou même des mentions lors des discours.
Outre la visibilité, pensez à d’autres formes de partenariat. Offrez des stands ou des espaces pour des démonstrations de produits, proposez d’inclure des produits ou des échantillons dans les sacs des participants, ou envisagez des campagnes publicitaires conjointes. Enfin, n’oubliez pas les réseaux sociaux et les digital contents ; un événement bien médiatisé sur internet peut offrir une visibilité bienvenue aux sponsors digitaux.
3. Comment monter son dossier de sponsoring ?
Quelle forme donner au dossier de sponsoring ?
Le dossier de sponsoring est l’outil principal pour convaincre vos sponsors potentiels. Il doit être professionnel, concis, et esthétiquement agréable pour capter immédiatement l’attention de votre interlocuteur. Utilisez un design graphique propre et évitez les excès d’informations ; allez à l’essentiel tout en mettant en avant les points forts de votre événement.
Un format PDF reste le choix le plus sûr pour sa simplicité et le fait qu’il soit universellement consultable. Veillez à ce que votre dossier soit facilement navigable, avec un sommaire clair et des sections bien délimitées. Vous pouvez aussi envisager de présenter une version digitale interactive pour un impact plus fort, notamment lors des présentations en ligne.
Que faire apparaître dans le dossier de sponsoring ?
Un dossier de sponsoring bien structuré doit contenir plusieurs éléments clefs. Commencez par une présentation de votre événement : date, lieu, but et historique, si pertinent. Ensuite, expliquez votre audience prévue : âge, sexe, intérêts, etc. Cet élément est fondamental pour convaincre vos sponsors que votre public correspond à leur cible de marché.
Élaborez en mettant en avant les valeurs et l’image de votre événement, en démontrant comment elles peuvent s’aligner avec celles de la marque. Précisez les différentes formules de sponsoring et les avantages concrets associés à chacune. Concluez par une brève biographie de votre équipe organisatrice et des témoignages de partenaires ou de sponsors précédents, si disponibles.
Que proposer aux potentiels sponsors ?
Les sponsors recherchent des retours tangibles sur leur investissement. Proposez des options variées de partenariat pour répondre aux différents budgets et objectifs. Par exemple, une sponsorisation exclusive peut offrir à la marque une omniprésence lors de l’événement, tandis que des packages moins chers pourraient inclure des logos sur des brochures ou des posts sponsorisés sur les réseaux sociaux.
Envisagez d’offrir des rapports post-événement détaillant les résultats de la collaboration: nombre de participants, impressions sur les réseaux sociaux, engagement utilisateur, etc. Cela aidera les sponsors à mesurer leur retour sur investissement (ROI) et renforcer leur confiance pour des collaborations futures.
4. Comment rendre contact avec vos potentiels sponsors ?
Comment trouver des sponsors ?
Identifier les bons sponsors est une étape clé. Commencez par les entreprises locales qui ont un intérêt direct dans votre type d’événement. Recherchez les marques qui ont déjà sponsorisé des événements similaires. Utilisez les réseaux professionnels comme LinkedIn pour identifier les responsables marketing ou de partenariat des entreprises cibles.
Assistez à des salons professionnels, des conférences de l’industrie, et des événements de networking pour élargir votre base de contacts. N’hésitez pas à utiliser vos réseaux personnels pour des recommandations. Parfois, un simple coup de fil peut ouvrir des portes que des emails ne parviennent pas à entrer.
Que faire apparaître dans son email d’approche ?
Votre premier contact avec un sponsor potentiel doit être court, professionnel, et percutant. Incluez une présentation succincte de votre événement, son public-cible et les avantages du partenariat. Mentionnez les éléments de votre dossier de sponsoring et proposez un rendez-vous pour en discuter plus en détail. Veillez à personnaliser votre message pour chaque contact pour éviter les envois en masse impersonnels.
Faites ressortir des points spécifiques sur la manière dont vous pouvez aider à atteindre leurs objectifs. Utilisez des faits et chiffres concrets et soyez clair sur ce que vous attendez d’eux. Terminez par une demande d’action, en proposant une date précise pour un entretien ou une rencontre.
Quelle stratégie adopter pendant son rendez-vous ?
Un rendez-vous avec un sponsor potentiel se prépare minutieusement. Arrivez avec une copie de votre dossier de sponsoring, des chiffres et des études de cas, et prévoyez une présentation succincte mais captivante. Connaissez bien le business de votre interlocuteur, ses objectifs et ses valeurs pour montrer que votre offre est parfaitement alignée.
Soyez prêt à discuter des modalités du partenariat, des attentes et réponds à toutes les questions. Montrez de la flexibilité dans vos propositions et discutez des options personnalisées pour mieux répondre à leurs attentes. N’oubliez pas d’instaurer un climat de confiance et de mettre en avant les bénéfices mutuels de cette collaboration potentielle.
Next steps
| Section | Contenu |
|---|---|
| Quel sponsor pour votre événement ? | Les différents types de sponsoring; Les objectifs à mettre en avant pour vos sponsors potentiels |
| Que pouvez-vous proposer à la marque ? | Avantages concrets et attrayants; Visibilité, stands, produits; Réseaux sociaux et digital content |
| Comment monter son dossier de sponsoring ? | Forme du dossier; Contenu clé; Options de partenariat variées |
| Comment rendre contact avec vos potentiels sponsors ? | Identification des sponsors; Stratégie pour l’email d’approche; Rencontres et discussions |
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